PRIVACY POLICY

プライバシーポリシー

株式会社Orbit(以下「当社」といいます)は、当社が提供するChrome拡張機能「Tooler Estate」(以下「本サービス」といいます)における個人情報の取扱いについて、以下のとおり定めます。

本サービスは、不動産賃貸仲介業務において、物件情報の取得と各業務システムへの入力、お客様への物件のご紹介、見積書の作成を支援するツールです。ご利用の対象は不動産会社およびその従業員(以下「利用者」といいます)であり、利用者が業務で取り扱う入居希望者・契約者その他の第三者の個人情報を「お客様の情報」といいます。

1. 取得する情報

区分内容
アカウント情報メールアドレス、パスワード、店舗名、権限区分、ログインの記録
端末情報同時利用台数を管理するための端末識別子、利用開始・最終確認の時刻
利用者が入力する情報会社名、店舗名、所在地、電話番号、担当者氏名、検索条件、文例
業務データ利用者が各サイトから取得した物件情報、空室状況、見積の内容
お客様の情報利用者が本サービスに読み込ませた書類・用紙・図面に記載された情報(第4章)、および物件のご紹介のために利用者が登録したお客様のお名前(第5章)
物件のご紹介に関する情報利用者が登録したお客様のお名前・担当者のお名前、ご紹介ページに載せる物件情報・物件の写真・店舗情報(会社名、店舗名、免許番号、電話番号、所在地、営業時間、定休日、担当者氏名、取引態様)、登録したアカウントおよび店舗の識別子、読み取り元のサイト名
見積書の共有に関する情報利用者がリンクの発行を選んだ見積書のPDF(物件情報、金額、会社情報、担当者氏名)と、発行したアカウントの識別子
動作状況の記録アカウントおよび店舗の識別子、機能名、対象サイト名、処理の段階、不具合の種類、項目名、件数、本サービスの版、発生時刻、対象サイトのページの所在(検索条件と番号の部分を除いたもの)、不具合の内容を示す文。物件の金額、お客様の情報、画面の内容は送らない設計とし、不具合の文に含まれうる値は伏せて記録します
お問い合わせの内容お問い合わせ機能に入力された本文
AI機能の利用記録日付、機能名、回数、処理時間、実行したアカウントの識別子、エラーの内容

2. 利用目的

  1. 本人確認、ご契約内容の確認、同時利用台数の管理
  2. 本サービスの各機能の提供
  3. 入力の手間を省くための設定の保持
  4. 処理の進行状況の通知
  5. AI機能の提供(第4章)
  6. ご利用状況の集計、ご契約上の上限管理、不具合の調査(動作状況の記録による対象サイトの変更の検知を含みます)
  7. お客様にお見せする物件のご紹介ページおよび見積書のリンクの発行と表示
  8. お問い合わせへの対応

利用目的を変更する場合は、変更前の目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行い、本サービス内のお知らせ機能により通知します。

3. 端末内に保存する情報

本サービスは、アカウント情報・利用者が入力した情報・業務データを、ご利用の端末内(Chromeの拡張機能用の保存領域)に保存します。

「次回から入力を省略する」を選択された場合、ログインID とパスワードは暗号化されない状態で端末内に保存され、ログアウト後も残ります。共用の端末でご利用の場合は、この機能を使用しないでください。保存されたログインIDとパスワードは、ログインの際に「次回から入力を省略しますか」で「いいえ」を選ぶか、本サービスを端末から削除(アンインストール)すると消去されます。

4. AI機能について

本サービスのAI機能は、当社のサーバーを経由して Google LLC の生成AI(Google Cloud Vertex AI)へ処理を依頼します。

利用者が本サービスに読み込ませた書類・用紙・図面は、そのままAIへ送信されます。とくに入居者台帳を作成する機能は、賃貸借契約書等を読み取ることを目的とするものであり、書類に記載されたお客様の氏名、生年月日、住所、電話番号、勤務先、連帯保証人および緊急連絡先に関する情報が送信されます。画像・PDFとして読み込ませたものについては、個人情報を伏せる処理は行われません。

処理される場所は通常は日本国内(東京リージョン)ですが、当該処理が失敗した場合には、自動的に米国のリージョンへ切り替わります。この場合、上記の情報は米国において処理されます。

項目内容
移転先の国アメリカ合衆国
当該国の個人情報の保護に関する制度個人情報保護委員会が公表する「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」のアメリカ合衆国の項をご参照ください
提供先が講ずる措置提供先は、Google Cloud のデータ処理に関する追加条項において、OECDプライバシーガイドライン8原則に対応する措置を講じることを約束しています

AIへ送信した内容そのものを、当社が保存することはありません。当社が記録するのは、日付、機能名、呼び出し回数、成功および失敗の件数、処理時間、最後に利用したAIの提供元、最後に実行したアカウントの識別子、エラーが発生した場合はそのエラー文の一部および発生時刻です。

物件のご紹介ページを作る機能では、物件の写真を分類し、備考の文から不動産会社向けの記載を見分けるため、写真の縮小版と備考の文をAIへ送信します。備考には物件の掲載元の不動産会社の連絡先等が含まれる場合があり、これも送信されます。この処理は日本国内(東京リージョン)でのみ行い、米国のリージョンへは切り替わりません。

Google LLC は、その公開資料において、事前の許可または指示なく顧客のデータをAIモデルの学習または調整に使用しない旨を表明しています。

5. お客様の情報について

お客様の情報を取り扱う個人情報取扱事業者は利用者(不動産会社)であり、当社は利用者から取扱いの委託を受ける立場にあります。お客様からの同意の取得、利用目的の通知・公表その他の対応は、利用者の責任において行っていただきます。

物件のご紹介ページを作る機能では、ページをお客様ごとにまとめるため、お客様のお名前(および利用者側の担当者のお名前)を登録します。登録したお名前は、そのお客様の専用ページの見出しに表示され、リンクを知っている方は閲覧できます。お客様のお名前のほかに、連絡先などの情報を登録しないでください。お客様のお名前をご紹介ページに表示することについての、お客様への説明その他の対応は、利用者の責任において行っていただきます。

以下の欄には、お客様の氏名・連絡先等を入力しないでください。自動的に伏せる仕組みはありません。

6. 第三者提供および委託

当社は、法令に基づく場合を除き、次項に定める委託先以外の第三者へ個人情報を提供しません。

委託先委託する処理
Google LLC認証基盤、データベース、サーバー、生成AI、ログの保管、見積書のPDFの保管と配信
Cloudflare, Inc.物件のご紹介ページ(お客様のお名前、物件情報・写真、店舗情報)とお客様一覧の保存と配信
Geolonia(住所データ)所在地の絞り込みに用いる住所データの提供

ご紹介ページの地図を表示するため、当社のサーバーから国土地理院の住所検索に物件の所在地のみを問い合わせ、緯度・経度を求めます。また、お客様がご紹介ページを開いた際、地図を表示するため、お客様のブラウザから Google LLC(Google マップ)へ物件の所在地または緯度・経度が送信されます。いずれも、お客様や利用者の氏名・連絡先は送信しません。

ご紹介ページおよび見積書のリンクは、推測が困難な文字列で作成し、検索エンジンに表示されない設定にしています。リンクを受け取った方は、その内容を閲覧できます。

当社は、個人情報保護法25条に基づき、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。委託先の選定、契約による義務づけ、取扱状況の確認を通じてこれを行います。

7. 安全管理措置

区分内容
組織的個人情報保護管理者(代表取締役)が取扱いを統括し、事故またはそのおそれを知った従業者は速やかに管理者へ報告します。取扱状況は年1回以上点検します
人的従業者に対して個人情報の取扱いに関する教育を行い、秘密保持義務を課します
物理的個人情報を取り扱う機器にはパスワード等による認証を設定し、社外への持ち出しを制限し、廃棄の際はデータを復元できない方法で消去します
技術的外部との通信は暗号化された経路(HTTPS)によります。AIの利用に必要な鍵を利用者の端末に置かない方式を採っています。ご契約の有無および利用回数の上限をサーバー側で確認しています
外的環境の把握第4章のとおり、米国において個人データを取り扱う場合があります。また、物件のご紹介ページを保存する Cloudflare, Inc. は米国の事業者であり、その設備において日本国外でデータが保管される場合があります

端末内に保存する情報は暗号化していません。ブラウザの拡張機能では、暗号化に用いる鍵も同じ拡張機能内に保持するほかなく、実効性のある暗号化ができないためです。

8. 保有期間および削除

端末内(Chromeの拡張機能用の保存領域)に保存された情報は、本サービスを端末から削除(アンインストール)すると全て消去されます。なお、本サービスから書き出したファイル(実行ログ、台帳、見積書等)は端末のフォルダに保存され、この消去の対象外です。

このほか、取得した物件情報、実行の履歴、AIの応答の控えなどについて、当社所定の基準により自動的に削除する場合があります。当社は、利用目的に照らして必要がなくなった情報を、遅滞なく消去するよう努めます。

物件のご紹介ページのうち、物件ごとのページは作成から14日で表示を終了し、その後、当社所定の処理により削除します。お客様の専用ページとお客様一覧は、利用者が削除するまで保存します。お客様を削除すると、そのお客様のページと写真もあわせて削除します。

見積書のリンクとPDFには、表示の期限を設けていません。ご契約の終了後も表示は続きます。削除をご希望の場合は、第12章の窓口へご連絡ください。

ご契約が終了した場合、物件のご紹介ページは「掲載を終了しました」と表示し、内容は表示しません。お客様の専用ページとお客様一覧の削除をご希望の場合は、第12章の窓口へご連絡ください。

当社のサーバー上に保存する情報(アカウント情報、ご契約情報、ご利用状況および動作状況の記録、お問い合わせの履歴)の保有期間および契約終了後の取扱いは、契約終了後1年間保存したのち、法令で保存が求められるものを除き消去するものとします。

9. 漏えい等が発生した場合

個人データの漏えい、滅失、毀損その他の事態またはそのおそれを知ったときは、速やかに事実関係を調査し、被害の拡大の防止に必要な措置を講じます。個人情報保護法26条に基づく報告および本人への通知を要する場合はこれを行い、あわせて委託元である利用者へ通知します。

10. 拡張機能の権限について

本サービスは、その機能の提供のため、Chromeにおいて次の権限を使用します。

権限用途
保存領域・容量の拡張ログイン状態、設定、業務データの保存
タイマー定時の自動ログアウト、保存データの自動整理
タブの操作・スクリプトの実行対象サイトの読み取りと入力欄への自動入力
通知処理の完了・失敗のお知らせ
サイト設定の変更物件情報の掲載窓口サイトのポップアップ表示の許可(当該サイトに限ります)

本サービスを呼び出すためのパネルは、利用者が開いているすべてのウェブページに表示されます。このパネルは自らの表示のみを行い、ページの内容の読み取りおよび送信は行いません。ページの読み取りと自動入力は、当社が定める対象サイト(レインズを含む不動産業者向けの物件情報サイトおよび物件情報の掲載窓口)においてのみ行います。

対象サイトのログイン画面において、本サービスはパスワードの入力欄およびログインのボタンに一切触れません。

11. Cookie等について

本サービスは、Cookieを取り扱うための権限を要求しておらず、広告目的または解析目的でCookieを作成することもありません。ただし、一部の対象サイトにおいて、当該サイトが発行する通信用の値を読み取り、当該サイトへの通信に付加する場合があります。この値を当社および他社へ送信することはありません。

12. お問い合わせ窓口

保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止のご請求、および個人情報の取扱いに関する苦情は、下記の窓口で承ります。

13. 本ポリシーの改定

法令の変更、サービス内容の変更その他の事情により、本ポリシーを改定することがあります。改定した場合は、当社ウェブサイトへの掲載によりお知らせします。